IT-businesscase opstellen: vijf vragen die je zelf moet beantwoorden

Een IT-businesscase is de onderbouwing waarmee je, vóórdat je een softwarepartner inschakelt, voor jezelf helder krijgt welk probleem je oplost, wat de investering kost en wat ze oplevert. Zonder die onderbouwing zoek je een uitvoerder van een ongevalideerd idee. Mét die onderbouwing zoek je een partner die het probleem net zo scherp ziet als jij.

Of je in software investeert, en hoe, beslis je als ondernemer zelf. Het gaat dan niet om het overtuigen van een collega of businesspartner, maar om je eigen afweging zó scherp te maken dat een softwarepartner precies begrijpt wat je nodig hebt en niet alleen uitvoert wat je vraagt.

Weet je zelf al precies welk probleem je oplost?

Een businesscase staat of valt met een scherp geformuleerd probleem, in de taal waarin jij het zelf tegen een collega zou uitleggen. Niet in de taal van een adviesrapport.

Dat klinkt vanzelfsprekend, maar de meeste haperingen in een project ontstaan hier al, nog voordat er één regel code is geschreven. Een ongevalideerd idee levert een ongevalideerd briefing op, en een ongevalideerde briefing levert een softwarepartner op die iets bouwt wat op papier klopt maar in de praktijk niet het probleem oplost waar je vanaf wilde. Vraag jezelf dus niet af wat je wilt laten bouwen, maar waarom. Een goede businesscase sluit altijd aan bij de doelstellingen van je organisatie. Wanneer jouw idee concreet waarde toevoegt, komt het overtuigen van jouw organisatie een stuk dichterbij. 

Wat is er eerder al geprobeerd en waarom werkte dat niet?

Je bent zelden de eerste die dit probleem probeert op te lossen. Een sterke businesscase kijkt daarom terug voordat hij vooruit kijkt. Misschien is er ooit een tussenoplossing bedacht die is blijven hangen. Misschien is een eerder voorstel gesneuveld op een argument dat inmiddels niet meer opgaat. Door dit expliciet te benoemen, voorkom je dat een nieuwe softwarepartner tegen dezelfde muur aanloopt en laat je zien dat je hebt nagedacht over waarom dit nu wél gaat werken.

Hoe weet je of de investering zich terugbetaalt?

Een businesscase is pas compleet als je kunt aangeven wat de investering oplevert, en op welke termijn. Dat begint met een helder beeld van de huidige situatie: hoeveel tijd, geld of foutmarge kost het je nu, per maand of per jaar? Pas als dat in beeld is, kun je een reëel break-evenpunt berekenen en durf je ook te zeggen wanneer een investering zich niet terugverdient. Dat laatste is net zo waardevol als een positieve uitkomst: het voorkomt dat je geld en tijd steekt in iets waarmee je nooit had moeten beginnen.

Heb je alle kosten echt in beeld?

Een onvolledig kostenplaatje is de snelste manier om een goede businesscase alsnog onderuit te halen. Denk niet alleen aan de factuur van de softwarepartner, maar ook aan de tijd die je eigen mensen kwijt zijn aan testen, meedenken en overstappen. Denk aan koppelingen met bestaande systemen, aan licenties van derden, en aan een realistische post onvoorzien. Hoe je dat overzicht in de praktijk opbouwt - inclusief hoe een softwarepartner tot een betrouwbare schatting van tijd en budget komt - lees je in ons artikel over tijd en middelen inschatten voor een project.

Wie toetst jouw aannames voordat je verder gaat?

Niemand overziet een heel proces en alle mogelijke verbeteringen alleen. Ook jij niet. Er moet dus iemand meekijken. De beste toets is niet iemand die beleefd ja knikt, maar een partner die kritische vragen stelt nog vóórdat er iets gebouwd wordt. Zoek dus niet naar de partij die het snelst “ja” zegt tegen je businesscase, maar naar de partij die je bestookt met vragen.

Strategie vóór code, ook bij jouw businesscase

Dit is precies waar de meeste IT-trajecten misgaan. Niet op de techniek, maar op een vraag die nooit scherp is gesteld of een businesscase die niet goed doordacht is. Bij BOLD Digital beginnen we daarom niet met bouwen. We beginnen met een strategische sessie, waarin we je businesscase samen doornemen: jouw idee, het huidige probleem, de kosten, de opbrengst en de risico’s. Pas in de Ideation Fase die daarop volgt, vertalen we dat naar een concreet plan - inclusief planning en budget. Meer over hoe die strategische sessie en de Ideation Fase er precies uitzien, lees je op onze pagina over onze werkwijze.

Bij ons partnership met De Melker kwam dat in de praktijk terug. Voordat er ook maar iets werd gebouwd, ging het eerst om het volledig in kaart brengen van het bestaande systeem: processen, koppelingen, uitzonderingen. En van daaruit volgde ons advies hoe De Melker haar proces schaalbaar en internationaal kon inrichten en hiermee ook nieuwe markten kan aanboren. Het ging dus niet om de vraag “wat moet er gebouwd worden”, maar “wat wil je over drie jaar bereiken”. Díé vraag opende deuren die met een standaardaanpak gesloten waren gebleven.

'Denk goed na over wat je wilt'

Bij onze samenwerking met Global Smart Shipping zie je hetzelfde patroon. Het Nederlandse verzendplatform laat een volledig nieuw transportmanagementsysteem bouwen, terwijl de dagelijkse bedrijfsvoering gewoon doorgaat. Ook hier ging aan de ontwikkeling een uitgebreide Ideation Fase vooraf: het bedrijfsproces in kaart brengen, tot een projectadvies met plan, budget en uren.

"Je moet wel van tevoren goed nadenken over wat het is wat je wilt", aldus Wijmar Lagrouw, mede-eigenaar van Global Smart Shipping. "Als je aankomt met ‘ik heb een platform nodig’ maar geen idee hebt hoe het eruit moet komen te zien en wat het moet doen, ga je een mismatch krijgen."

Een businesscase is dus geen verkooppraatje dat je naar jezelf houdt. Het is het verschil tussen een partij zoeken die uitvoert wat je vraagt en een partij vinden die bouwt waarvan je zelf nog niet wist dat je het nodig had.

Veelgestelde vragen over het opstellen van een IT-businesscase

Wat moet er minimaal in een IT-businesscase staan?

Minimaal het huidige probleem en de door jou bedachte oplossing in klanttaal, de verwachte kosten, de verwachte opbrengst en een indicatie van het break-evenpunt. Zonder deze vier elementen mist een softwarepartner de context om goed te adviseren.

Hoeveel tijd kost het om een goede businesscase te schrijven?

Dat verschilt per situatie, maar reken op een paar uur voorbereidingstijd voor een eerste versie. Een strategische sessie met een softwarepartner helpt vaak om deze in één gesprek verder aan te scherpen.

Moet ik een businesscase ook opstellen als ik zelf de beslisser ben?

Juist dan. Zonder externe toetsing — zoals een leidinggevende die kritische vragen stelt — moet je die scherpte zelf organiseren, bijvoorbeeld door een softwarepartner vroeg te betrekken.

Wat is het verschil tussen een businesscase en een pitch?

Een pitch is gericht op overtuigen. Een businesscase is gericht op onderbouwen. Bij een eigen beslissing heb je vooral het laatste nodig.

Kan een softwarepartner helpen bij het opstellen van de businesscase?

Ja, mits die partner eerst vragen stelt in plaats van meteen een oplossing voor te stellen. Dat is precies waar een strategische sessie voor bedoeld is.

Strategy before code, since 1998.

‍