Een platform vervangen terwijl je bedrijf er nog volledig op draait. Wijmar Lagrouw van Global Smart Shipping doet het.

Groeien met je bedrijf vraagt op een gegeven moment om keuzes maken. Over richting, over zelfstandigheid, over wat je nodig hebt om de volgende stap te zetten. Voor Wijmar Lagrouw, mede-eigenaar van Global Smart Shipping (GSS), was één van die keuzes helder: zijn bedrijf had een nieuw platform nodig.

GSS is een Nederlands verzendplatform waarop bedrijven vervoerders vergelijken, zendingen boeken en hun logistieke proces beheren, ondersteund door een eigen Customer Service team. Het bedrijf draait goed. Maar om door te kunnen blijven groeien, moet de technologie daarop aansluiten. Hun wens? Een platform dat is ingericht op hun klanten, hun processen en hun ambities.

Vervangen wat werkt is een van de moeilijkste beslissingen die een ondernemer kan nemen. Zeker als de continuïteit van je bedrijf ervan afhangt. Wijmar deed het toch en zocht daar een partner bij die méér kon dan bouwen. Dit interview gaat over de vraag die daarvóór komt: hoe kies je de juiste partij voor iets wat je zelf niet kunt beoordelen?

“BOLD begreep ons het best”

“Via Google", begint Wijmar het gesprek. “Wij waren op zoek naar een IT-partner die een nieuw platform kon ontwikkelen en vooral kon meedenken over wat voor platform het moest worden.”

"We hebben een stuk of zeven partijen benaderd. Met vier daarvan hebben we een eerste gesprek gehad. Uiteindelijk zijn we met drie partijen een onderzoeksfase ingegaan, met meerdere gesprekken, verdieping en verkenning. BOLD is daar toen als beste uitgekomen."

Twee dingen gaven voor Wijmar de doorslag. “Het eerste was het persoonlijke contact", licht Wijmar toe. “BOLD Digital-eigenaar Jarno belde binnen een dag. Niet met antwoorden, maar met vragen. Dat zette meteen de toon."

Het tweede was de voorbereiding. “BOLD Digital had duidelijk nagedacht over wat wij nodig hebben. Jarno en zijn team waren niet alleen product-technisch goed voorbereid, maar vroegen ook meteen naar de behoefte en wat we precies zochten." De vraag die ik mezelf stelde was: zien we ons met deze partij over vijf of tien jaar ook mee samenwerken? Dat gevoel hadden we snel."

Eerst het fundament, dan de ontwikkeling

Voordat er ook maar één regel code werd geschreven, doorliepen we samen met GSS ​​een uitgebreide ideation fase. Wij brachten het bedrijfsproces van GSS in beeld, werkten alle stappen gedetailleerd uit en leverde een projectadvies op met een helder plan, bijbehorend budget en urenoverzicht. Onderdeel daarvan was een klikbaar prototype: een visueel beeld van het nieuwe platform, nog voordat de ontwikkeling begon.

Wijmar: "Die fase was heel goed. Veel voorbereidend werk, veel de diepte in. Je merkt: als ze zo zorgvuldig te werk gaan vóórdat ze beginnen, dan geeft dat vertrouwen in wat daarna komt."

“En dan is het even stil”

Maar de overgang van ideation naar ontwikkeling bracht ook iets mee wat hij niet had verwacht. Wijmar: "En dan gaan ze beginnen en dan is het even stil." Hij is er eerlijk over. "Je vraagt jezelf af: moet ik nog iets aanleveren? Ben ik iets vergeten? Ze hebben alle informatie en gaan aan de slag, maar in die eerste sprint merk je dat je een soort zwart gat ingaat. Je wil dingen zien bewegen. Voortgang. Merken dat alles goed loopt."

Wat Wijmar inmiddels weet: die stilte is geen leegte. Het is het moment waarop BOLD hard aan het werk is. Alle kennis uit de ideation fase is vertaald naar een backlog, de sprints zijn ingepland en het team ontwikkelt. Het contrast met de intensieve voorbereidingsfase voelt groot, maar dat is precies wat een goede ideation fase oplevert: zo veel duidelijkheid, dat er daarna gewoon ontwikkeld kan worden.

Die feedback heeft Wijmar aan ons teruggekoppeld. Inmiddels zijn er tweewekelijkse sprintreviews met product owner Harry Corte, aangevuld met regelmatig contact met Jarno over de bredere samenwerking.

"Je legt je businesscase neer en je moet erop kunnen vertrouwen"

Wijmar denkt even na als we hem vragen hoe hij de samenwerking zou omschrijven voor iemand die BOLD Digital niet kent. Dan komt er een metafoor die precies zegt wat hij bedoelt.

Je kunt het nog het beste vergelijken met het kopen van een nieuwe auto. Je rijdt een rondje, het voelt goed of niet. Maar een motorblok? Je hoopt maar dat het goed zit aan de binnenkant, want je weet niet precies hoe het in elkaar steekt. Dat vraagt om een stukje vertrouwen."

Softwareontwikkeling werkt precies zo. Voor veel bedrijven is het een grote stap om je IT over te dragen aan een externe partij: je kunt de kwaliteit van wat er wordt ontwikkeld nou eenmaal niet zelf beoordelen. Je moet vertrouwen op de partij die het bouwt.

"Je kunt bij BOLD met een gerust hart je businesscase neerleggen. We delen dezelfde zakelijke normen en waarden: vertrouwen, transparantie en kwaliteit. Dat is al het halve werk. En wat ze daarnaast goed doen, is je van a tot z meenemen in het proces met goede communicatie over waar je staat en wat je kunt verwachten."

​​Maar Wijmar voegt er nog iets aan toe. Iets dat verder gaat dan alleen de samenwerking. "Je moet wel van tevoren goed nadenken over wat het is wat je wil. Als je aankomt met 'ik heb een platform nodig' maar geen idee hebt hoe het eruit moet komen te zien en wat het moet doen, ga je een mismatch krijgen. BOLD Digital gaat niet beginnen als jij niet weet waar je naartoe wil."​​​

Betrokken bij de groei

Bij BOLD Digital denken we niet alleen mee in de techniek, maar ook over de richting die onze klanten op willen. Wijmar: "Ze zijn echt betrokken bij de groei van ons bedrijf. We hebben gedeeld waar we naartoe willen, zodat ze daar alvast rekening mee kunnen houden."

BOLD denkt niet alleen mee in de techniek, maar ook in hoe het platform GSS in staat stelt haar klanten nog beter te bedienen.

Wat betekent het nieuwe platform voor GSS, als het straks live is?

Het huidige systeem van GSS werkt goed. Maar het is niet gebouwd om op door te groeien.

"Het huidige platform is ingericht vanuit operationeel perspectief. Het nieuwe platform ontwerpen we vanuit commercieel perspectief: gedacht vanuit klanten en klantgroepen, met de service aan die klanten als vertrekpunt. Dat gaat een behoorlijk verschil maken in hoe we werken."

Eigenaarschap over je eigen technologie is geen leuke gimmick voor een bedrijf als GSS. Het is een voorwaarde voor groei.

Dit is deel één van twee. Fase 1 van het nieuwe TMS wordt opgeleverd in november. Het vervolg — met resultaten, terugblik en wat een eigen platform in de praktijk betekent voor een groeiend logistiek bedrijf — publiceren we zodra het live is.

Strategy before code, since 1998.

‍