Nieuwe software klinkt als een feestje. Tot je de eerste interne mail krijgt met “waar staat dat knopje?” of “wij deden het altijd zo.” Herkenbaar? Onze CEO Jarno ziet het vaker dan hem lief is: perfect werkende software die strandt op weerstand, onduidelijkheid of gewoontegedrag. Hoe zorg je dat jouw nieuwe applicatie wél succesvol landt? Met deze tips verloopt de softwareintegratie binnen jouw organisatie probleemloos én zorg je voor echte impact.
Begin klein
Spoiler: de "big bang"-methode werkt zelden, is Jarno’s ervaring: “Alles in één keer omgooien klinkt ambitieus, maar zorgt vaak voor chaos. Begin dus klein. Gebruik je huidige softwaresysteem als vertrekpunt en voeg stap voor stap nieuwe functionaliteiten toe. Zo behoud je overzicht en voorkom je dat medewerkers afhaken.”
Betrek gebruikers vanaf dag één
Vergeet niet wie er straks dagelijks met de software werkt: jouw team. Door hen direct te betrekken creëer je draagvlak én krijg je waardevolle input. “Dat begint al direct bij de start. Daarom vinden wij een strategische sessie enorm waardevol. Zo krijg je, door de input met alle stakeholders, een helder beeld van wat er moet gebeuren, waar de knelpunten liggen én hoe we de integratie gaan aanpakken.”
Laat de calculator niet crashen
“Een goed voorbeeld? Een EU-marktleider in reclamemateriaal kampte met offertes die zes keer opnieuw gemaakt moesten worden, elke keer met een andere prijs. Omslachtig en tijdrovend”, vertelt Jarno. “Wij ontwikkelden software die automatisch vectorberekeningen maakt en snijpaden optimaliseert. Resultaat? Sneller, consistenter én minder foutgevoelig.”
“Maar: zonder goede uitleg en onboarding was ook deze oplossing kansloos geweest. ‘We doen het altijd zo’ is geen argument meer zodra medewerkers begrijpen wat de meerwaarde is. Geef ze ownership, en ze worden ambassadeurs van het nieuwe systeem”, weet Jarno uit ervaring “We hebben de nieuwe software daarom ook mét de gebruikers ontwikkeld, daardoor werd het ook veel gemakkelijker geaccepteerd.”
Zorg voor één productowner (ja, echt!)
Te veel kapiteins op één schip? Fataal voor je softwaretraject. Jarno’s gouden regel: stel één productowner aan die de knopen doorhakt. “Deze persoon verzamelt input van stakeholders, stelt prioriteiten en bewaakt de planning. Geen eindeloze discussies, wél voortgang. Werk daarnaast met een kwartaalplan waarin je doelen, feedback en budget afstemt. Zo blijf je wendbaar én resultaatgericht.”
Agile werkt… als je het goed doet
Maar er is meer. Zo is agile werken een vaak terugkerende kreet, maar het is uiteindelijk geen toverwoord in processen zoals deze. “Het werkt pas als je duidelijke tussendoelen stelt en niet alles wil en alles tegelijk wil. Wij helpen klanten om de juiste balans te vinden tussen flexibiliteit en structuur. En ja, dat betekent soms een agendapunt schrappen, maar altijd met het grotere plaatje in gedachten.”
Testen met launching customers
Die kleine stapjes waar we het eerder over hadden in dit blog beginnen met een testomgeving. Zo kunnen de gebruikers langzaamaan wennen aan de nieuwe software, feedback geven en ontdekken wat de meerwaarde is. En pas als het werkt – technisch én strategisch – begint de echte uitrol.
Tot slot: het gaat niet om de tool, maar om de uitkomst
Eén ding staat voorop in een proces als deze: de mooiste tools zijn waardeloos als ze niet bijdragen aan je doel. “Laat technologie voor je werken, niet andersom. Bij ons draait alles om resultaat – of dat nou is: efficiënter calculeren, onderhoud voorspellen met AI of aanbestedingen winnen. Pas als de klant tevreden is en we kunnen bijdragen aan de doelstellingen van onze klant, zijn wij ook blij”, is Jarno enthousiast.
Klaar om jouw software-integratie wél succesvol te maken?
Benieuwd hoe jouw bedrijf sneller, slimmer en soepeler kan digitaliseren? Neem contact op!
.jpg)
