Er is een simpele wet die bijna altijd opgaat: automatiseer je een organisatie die al inefficiënt werkt, dan automatiseer je die inefficiëntie gewoon mee. Alles gaat sneller, dus ook de fouten, de omwegen en de dubbele handelingen. Andersom werkt het net zo goed: automatiseer je een organisatie die al efficiënt is ingericht, dan versterkt die automatisering precies dat.
De conclusie is dan ook simpel: automatisering is nooit het beginpunt. Eerst de organisatie op orde, dan de techniek.
Een goed begin is het halve werk
Dat klinkt als een open deur en dat is het ook een beetje. Maar wat we vaak zien, is dat bedrijven denken dat een goed begin betekent: een uitgebreid plan met een tijdshorizon van vijf jaar. Dat is precies wat we afraden.
Wat wel werkt, is een klein en doordacht plan. Een eerste begrijpbare en bereikbare stip aan de horizon die voor de hele organisatie te begrijpen is, ook al kijk jij als ondernemer of manager natuurlijk al veel verder. Neem je team hierin mee. Waarom? Omdat verandering alleen beklijft als mensen die ook kunnen volgen. Dat vraagt om doelen die helder, begrijpelijk en haalbaar zijn. Door in kleine stappen te werken, kan de organisatie de verandering daadwerkelijk bijhouden en ondersteunen. En op deze manier heb je de ruimte om, op basis van wat je onderweg leert, bij te sturen naar de volgende stip aan de horizon.
Een Chinees spreekwoord, toegeschreven aan Confucius, luidt: "het beste moment om een boom te planten was twintig jaar geleden. Het op één na beste moment is nu."
Mooi gezegd en het klopt. Maar wanneer is dat moment dan precies? Een paar signalen die het waard zijn om serieus te nemen:
- Je wilt schaalbaar worden.
- Je wilt betrouwbaarder en voorspelbaarder werken.
- Je wilt efficiënter zijn.
- Je wilt groeien.
- Of je wilt je klant sneller en desnoods 24/7 kunnen bedienen.
Herkenbaar, maar het gaat toch ook wel goed zo? Stapje voor stapje groeit de organisatie, bestaande klanten zijn tevreden en zorgen voor nieuwe aanwas. Dat gaat prima, totdat het moment komt dat je vertrouwde Excel-bestand het simpelweg niet meer aankan.
Plan today, Excel tomorrow
Waar begin je dan? Niet bij de technologie, maar bij het in kaart brengen van de tijd die je team kwijt is aan werk dat niet declarabel is. Denk aan het (dubbel) invoeren van data, het handmatig maken van overzichten en rapportages, en vooral het herhalen van dezelfde handelingen, telkens weer. Reken daar de tijd bij op die verloren gaat aan bijpraten met collega's, omdat informatie ontbreekt of gewoon niet klopt.
Het automatiseren van dat proces levert precies daar tijd op. Stel dat je erin slaagt om de administratieve last van één medewerker met een uur per week te verminderen. Dat lijkt weinig, maar op jaarbasis is dat meer dan een volledige werkweek die je terugwint. Voor de hele organisatie loopt dat snel op.
Minimale overhead als onderscheidend vermogen
Belangrijk om hier scherp in te zijn: het zo efficiënt mogelijk maken van je organisatie door automatisering is iets heel anders dan het meten van de declarabiliteit van je medewerkers. Dat eerste gaat over het proces, het tweede over de mens. Waar automatisering op is gericht, is dat je zo weinig mogelijk tijd besteedt aan werk dat je eigenlijk als overhead beschouwt. Niet omdat medewerkers harder moeten werken, maar omdat het werk zelf slimmer kan.
Door te investeren in automatisering snijd je overhead weg waar dat kan. Je brengt betrouwbaarheid en snelheid in je proces. En je bouwt, misschien nog belangrijker, onderscheidend vermogen op ten opzichte van je concurrent.
Dat begint wel bij een efficiënt ingericht proces. Pas daarna heeft automatisering zin.
